Finanzordnung der Studierendenschaft der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus

Fassung vom 24. Januar 2012

Die Studierendenschaft der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus (BTU Cottbus) gibt sich gemäß § 7 der Satzung der Studierendenschaft der BTU Cottbus in der Fassung vom 6. April 2006 folgende Ordnung:

• Abschnitt I - Allgemeines
• Abschnitt II - Referat für Finanzen
• Abschnitt III - Haushaltsplan
• Abschnitt IV - Verwendung der Haushaltsmittel
• Abschnitt V - Kassenwesen
• Abschnitt VI - Zahlungsverkehr
• Abschnitt VII - Teilnahme am bürgerlichen Rechtsverkehr
• Abschnitt VIII - Prüfungswesen
• Abschnitt IX - Schlussbestimmungen

Abschnitt I - Allgemeines

§ 1 Übergeordnete Bestimmungen

(1) Diese Finanzordnung ergeht im Einklang mit folgenden Gesetzen und Verordnungen, die für die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft maßgeblich sind:

1. Satzung der Studierendenschaft;
   
   
2. Landeshaushaltsordnung;
   
   
3. Brandenburgisches Hochschulgesetz.

(2) Für alle Fälle, in denen diese Ordnung keine Regelungen trifft, sind die in Abs. 1 genannten Bestimmungen anzuwenden.

§ 2 Semesterbeitrag

Von den Studierenden der BTU Cottbus wird ein Semesterbeitrag erhoben. Genaueres regelt die Beitragsordnung der Studierendenschaft.

§ 3 Rahmenfinanzordnung für Fachschaften

Das Studierendenparlament erlässt eine Rahmenfinanzordnung für Fachschaften.

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Abschnitt II - Referat für Finanzen

§ 4 Einrichtung und Wahl

(1) Das Studierendenparlament richtet ein Finanzreferat ein. Die Wahl wird gemäß der Wahlordnung der Studierendenschaft durchgeführt. Die Finanzreferentin oder der Finanzre-ferent ist die oder der Beauftragte für den Haushalt gemäß § 7 Abs. 2 der Satzung der Studierendenschaft.

(2) Bei Amtsübernahme hat die Finanzreferentin oder der Finanzreferent dem Studierendenparlament zu erklären, dass ihr oder ihm diese Finanzordnung bekannt ist. Zur Erfüllung ihrer oder seiner Aufgaben muss sie oder er grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung und Finanzwirtschaft nachweisen.

(3) Mit Beendigung der Amtszeit und vor der Entlastung der Finanzreferentin oder des Finanzreferenten, ist eine Kassenprüfung nach § 38 durchzuführen. Bis zur Nachwahl leitet die Sprecherin bzw. der Sprecher des Studierendenrates das Referat für Finanzen kommissarisch. Hat der Studierendenrat mehrere Sprecherinnen bzw. Sprecher, benennt das Präsidium eine bzw. einen der Sprecherinnen bzw. Sprecher im Benehmen mit dem Studierendenrat.

(4) Die Finanzreferentin oder der Finanzreferent ist für alle Handlungen verantwortlich, die von ihr oder ihm veranlasst werden. Für Verbindlichkeiten der Studierendenschaft haftet gemäß des Brandenburgischen Hochschulgesetzes nur das Vermögen der Studierendenschaft.

§ 5 Co-Referentin und Co-Referenz

(1) Für eine Co-Referentin bzw. einen Co-Referenten gilt § 4 entsprechend.

(2) Zusätzlich zu § 4 Abs. 2 ist beim Amtsantritt der Co-Referentin bzw. des Co-Referenten eine von beiden Referentinnen bzw. Referenten unterzeichnete schriftliche Erklärung vorzulegen, aus der eine vollständige Aufteilung der Aufgaben und Kompetenzen des Referats zwischen den beiden Referentinnen bzw. Referenten hervorgeht. Berechtigungen und Vollmachten sind entsprechend dieser Erklärung anzupassen.

(3) Ist eine bzw. einer der Referentinnen bzw. Referenten verhindert, so kann sie oder er die jeweils andere Referentin bzw. den jeweils anderen Referenten bevollmächtigen, ihre bzw. seine Aufgaben mit zu übernehmen. Die Bevollmächtigung hat schriftlich zu erfolgen, ist von beiden Referentinnen bzw. Referenten zu unterschreiben und zu den Akten zu nehmen.

(4) Die Bevollmächtigung endet:

1. mit der in der Bevollmächtigung gesetzten Frist;
   
   
2. unverzüglich mit sofortiger Wirkung durch schriftlichen Widerruf der jeweiligen Finanzreferentin bzw. des jeweiligen Finanzreferenten;
   
   
3. mit dem Ende der Amtszeit der bzw. des Bevollmächtigen.

(5) Sowohl über den Beginn, als auch über das Ende der Bevollmächtigung sind die Geldinstitute und der Präsident bzw. die Präsidentin der BTU Cottbus schriftlich zu informieren. Die Information ist zu den Akten zu nehmen.

§ 6 Aufgaben

(1) Das Referat für Finanzen bewirtschaftet die Einnahmen und Ausgaben der Studierendenschaft. Es ist für die Einhaltung der Bestimmungen dieser Ordnung verantwortlich.

(2) Das Referat für Finanzen verwaltet sämtliche Konten und Kassen der Studierendenschaft mit den folgenden Aufgaben:

1. Bewirkung von Einnahmen und Ausgaben;
   
   
2. Verwahrung und Verbuchung der durchlaufenden Gelder;
   
   
3. Durchführung von Buchungen und Sammlung der Belege;
   
   
4. Erstellung von Übersichten, Kassenabschlüssen, Bestandsaufnahmen, Jahresabrechnungen etc.;
   
   
5. Vorlage einer nach dem Haushaltsplan gegliederten Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben und die Ausschöpfung der im Haushalt aufgeführten Titel eines jeden Monats an das Studierendenparlament.

(3) Verstößt ein finanzwirksamer Beschluss gegen geltende gesetzliche Bestimmungen oder ist die finanzielle Deckung nicht gewährleistet, so hat das Referat für Finanzen Widerspruch gegen den gefassten Beschluss einzulegen. Nach einer durch den Präsidenten veranlassten Sach- und Rechtslageprüfung entscheidet das Studierendenparlament über die Angelegenheit. Bis zu dieser Entscheidung dürfen keine diesbezüglichen Zahlungen geleistet werden.

(4) Bei widerrechtlicher Verwendung von Geldern der Studierendenschaft durch eine Einrichtung, an die Mittel der Studierendenschaft weitergeleitet werden, ist das Referat für Finanzen dazu verpflichtet, nach Konsultation des Präsidenten der BTU Cottbus entsprechenden Gelder zurückzufordern. Das Studierendenparlament und der Studierendenrat sind darüber zu informieren.

(5) Das Finanzreferat kann einzelne Aufgaben nach Zustimmung des Studierendenparlamentes an externe Organisationen, Unternehmen und/oder die Angestellten der Studierendenschaft übertragen.

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Abschnitt III - Haushaltsplan

§ 7 Grundsätze

(1) Der Haushaltsplan und etwaige Nachträge werden unter Berücksichtigung des zur Erfüllung der Aufgaben notwendigen Bedarfs durch den Studierendenrat für ein Haushaltsjahr aufgestellt und vom Studierendenparlament beschlossen. Er bildet die Grundlage der Verwaltung aller Einnahmen und Ausgaben, für die Buchführung und den Jahresabschluss.

(2) Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander in voller Höhe zu veranschlagen. Es dürfen weder Einnahmen von Ausgaben, noch Ausgaben von Einnahmen vorweg abgezogen werden.

(3) Für den gleichen Einzelzweck dürfen Mittel nicht an verschiedenen Stellen des Haushaltsplanes veranschlagt werden.

(4) Der Haushaltsplan hat in Einnahmen und Ausgaben ausgeglichen zu sein.

§ 8 Haushaltsjahr

Das Haushaltsjahr beginnt am 01.01. und endet am 31.12. des Kalenderjahres.

§ 9 Veranschlagung der Einnahmen und Ausgaben

(1) Der Haushaltsplan besteht aus Einnahme- und Ausgabetiteln mit jeweils fester Zweckbestimmung. Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach Zwecken getrennt den Titeln zuzuordnen und zu erläutern.

(2) In dem Haushaltsplan sind mindestens darzustellen:

1. Einnahmen aus Studierendenbeiträgen, wirtschaftlicher Tätigkeit, Rücklagen, Überschuss des abgelaufenen Haushaltsjahres;
   
   
2. Ausgaben für Zuwendungen an Fachschaften, studentische Projekte, Mittelzuweisungen an Stellen außerhalb der Studierendenschaft, Personal, Rücklagenzuführung, wirtschaftliche Betätigung, Fehlbetrag des abgelaufenen Haushaltsjahres.

(3) Die Fachschaftsmittel sind auf der Ausgabenseite nach den Fachschaften, in die sich die Studierendenschaft der BTU Cottbus untergliedert, aufzuschlüsseln.

(4) Die Titel sind mit einem Ansatzbetrag auszubringen. Die Ansätze sind in ihrer voraussichtlichen Höhe zu bestimmen. Dieses geschieht entweder durch genaue Errechnung oder durch Abschätzung.

(5) Sollen Mittel zur Drittnutzung im Haushaltsplan veranschlagt werden, sind diese als solche auszuweisen.

(6) Ist eine genaue Veranschlagung in Titeln ähnlicher Zweckbestimmung zum Zeitpunkt der Feststellung des Haushaltsplanes noch nicht absehbar, so können diese Titel als gegenseitig deckungsfähig ausgewiesen werden. Dies hat im Haushaltsplan durch ausdrücklichen Vermerk zu geschehen.

§ 10 Einbringung, Beratung und Beschluss des Haushaltsplanes

(1) Der Entwurf des Haushaltsplanes wird vom Referat für Finanzen spätestens fünf Vorlesungswochen vor Ende des laufenden Haushaltsjahres in das Studierendenparlament eingebracht.

(2) Der Entwurf des Haushaltsplans ist im Studierendenparlament nach der ersten Kenntnisnahme (erste Lesung) gemäß Abs. 1 in mindestens zwei weiteren Lesungen zu beraten. Die Lesungen müssen auf verschiedenen Sitzungen des Studierendenparlamentes erfolgen.

(3) In den Lesungen hat das Referat für Finanzen dem Studierenderenparlament für Fragen und weitere Erläuterungen zum Entwurf zur Verfügung zu stehen.

(4) Der Haushaltsplan wird mit einfacher Mehrheit der anwesenden Parlamentsmitglieder beschlossen.

§ 11 Nachtragshaushalt

Die Änderung eines vom Studierendenparlament bereits rechtskräftig beschlossenen Haushaltsplanes ist nur durch einen Nachtragshaushalt möglich. Für Nachtragshaushalte gelten die Bestimmungen von Abschnitt III entsprechend.

§ 12 Genehmigung und Veröffentlichung

(1) Der festgestellte Haushaltsplan ist der Präsidentin oder dem Präsidenten innerhalb von zwei Wochen nach dem Beschluss zur Genehmigung vorzulegen.

(2) Der Haushaltsplan und etwaige Nachträge sind unverzüglich innerhalb der Studierendenschaft bekannt zu machen.

(3) Jedes Mitglied der Studierendenschaft hat das Recht, Einsicht in den Haushaltsplan zu nehmen.

§ 13 Inkrafttreten des Haushaltsplans

Der Haushaltsplan tritt am Tage nach seiner Veröffentlichung, frühestens jedoch mit Beginn des Haushaltsjahres, für das der Haushaltsplan aufgestellt worden ist, in Kraft.

§ 14 Bedeutung des Haushaltsplanes gegenüber Dritten

Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten gegenüber Dritten weder begründet noch aufgehoben.

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Abschnitt IV - Verwendung der Haushaltsmittel

§ 15 Grundsätze

(1) Die Verwendung aller Mittel muss in Übereinstimmung mit den in der Satzung der Studierendenschaft definierten Aufgaben und Zielen und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen erfolgen.

(2) Ausgaben, die auf zweckgebundenen Einnahmen beruhen, sind erst nach Eingang und erst dann zu tätigen, wenn der Zweck zur Erfüllung ansteht.

(3) Soweit in dieser Ordnung nicht anders geregelt, dürfen Haushaltsmittel nur dann verwendet werden, wenn ein Beschluss gemäß § 30 vorliegt.

§ 16 Haushaltssperre

(1) Wenn die Entwicklung der Einnahmen oder Ausgaben es erfordert, kann es das Referat für Finanzen von seiner Einwilligung abhängig machen, ob Verpflichtungen eingegangen oder Ausgaben geleistet werden.

(2) Dem Studierendenrat und der Haushalts- und Finanzkommission ist im Vorfeld einer Haushaltssperre Gelegenheit zur Stellungsnahme zu geben.

(3) Das Studierendenparlament und der Studierendenrat sowie, wenn es die Fachschaften betrifft, die Fachschaftsräte sind über die Haushaltssperre unverzüglich schriftlich zu informieren.

§ 17 Zuwendungen an Fachschaften

(1) Die Fachschaften erhalten Mittel aus dem Haushaltsplan, wenn sie über folgendes verfügen:

1. einen Haushaltsplan;
   
   
2. eine Abrechnung des vergangenen Haushaltsjahres, wenn die Fachschaft länger als ein Jahr besteht;
   
   
3. eine Beauftrage oder einen Beauftragten für den Haushalt.

(2) Die Gesamtheit der Fachschaften erhält ein Sechstel der im Haushaltsplan veranschlagten Beiträge zur Studierendenschaft als Festzuweisung. Die Gelder bestehen aus einem Pauschalanteil, der den Grundbedarf der Fachschaften berücksichtigt und einem von der Mitgliederzahl abhängigen Anteil. Der Pauschalanteil muss mindestens 30% und darf höchstens 50% des Gesamtbetrages umfassen.

(3) Die Fachschaftsmittel gemäß Abs. 2 sind nach Inkrafttreten des Haushaltsplanes und Prüfung der Voraussetzungen von Abs. 1 auf die Konten der Fachschaften zu überweisen. Die Überweisung soll vor Beginn des Wintersemesters erfolgen, jedoch frühestens nach dem Inkraftreten des entsprechenden Haushaltsplans gemäß § 13.

(4) Wenn es die Haushaltssituation erforderlich macht, so kann die Zahlung nach Abs. 2 in Teilzahlungen aufgeteilt werden. In diesem Fall soll die erste Hälfte der Gelder zum Beginn des Wintersemesters und die zweite Hälfte zum Beginn des Sommersemesters ausgezahlt sein.

(5) Sollte eine Fachschaft keine Mittel aus dem Haushaltsplan erhalten haben, aufgrund der Punkte 1-3 aus Ziffer (1), so wird durch das Referat Finanzen ein Übertrag von 500,00€ in das nächste Haushaltsjahr gebildet.

(6) Das Studierendenparlament hat die Möglichkeit die Mittel einer Fachschaft zu kürzen, wenn mindestens einer der folgenden Fälle eintritt:

1. das Testat nach einer außerordentlichen Kassenprüfung wird verweigert;
   
   
2. die Fachschaft weist einen unbegründeten Übertrag von mehr als 500,00€ aus
   
   
3. die Fachschaft besitzt keinen ordentlich gewählten Fachschaftsrat
   
   

   § 18 Aufwandsentschädigungen

   (1) Für die Referate des Studierendenrates wird monatlich eine Aufwandsentschädigung von maximal 150,00 Euro gezahlt. Bei entsprechender Besetzung erhalten sowohl der Finanzreferent als auch der Co-Referent für Finanzen eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 150,00 Euro. Die Aufwandsentschädigung setzt sich zusammen aus:

   1. 50,00 Euro pro Monat für die Teilnahme an den Sitzungen des Studierendenrates und das Durchführen wenigstens einer Sprechstunde pro Monat zu den Öffnungszeiten des Studierendenrates;
      
      
   2. 100,00 Euro pro Monat für einen monatlichen Bericht an die Referatskommission gemäß § 19 Abs. 3 der Satzung der Studierendenschaft, der über einen Bericht über die Tätigkeiten nach Punkt 1 hinaus geht.

   (2) Aufwandsentschädigungen nach Abs. 1 werden nach Erbringung der entsprechenden Nachweise auf Beschluss des Präsidiums des Studierendenparlamentes ausgezahlt. Als Nachweis ist eine Kopie des Berichts nach Abs. 1 Punkt 2 mit einer unterschriebenen Erklärung über die Teilnahme an den Sitzungen des Studierendenrates und die Durchführung einer Sprechstunde nach Abs. 1 Punkt 1 einzureichen. Die Beschlussfassung soll spätestens zwei Wochen nach Ablauf des jeweiligen Monats erfolgt sein. Wird der Nachweis nach Ablauf der zwei Wochen eingereicht, so ist dies zu begründen.

   (3) Wenn für die Referentinnen und Referenten eines Referats abzusehen ist, dass sie für einen oder mehrere Monate kein Aufwand nachweisen können und somit eine Entschädigung nach Abs. 1 nicht möglich ist, so haben sie das Studierendenparlament und den Studierendenrat hierüber unverzüglich schriftlich in Kenntnis zu setzen.

   (4) Fehlt eine Referentin bzw. ein Referent zu einer Parlamentssitzung trotz Aufforderung durch das Präsidium gem. § 19 Abs. 4 der Satzung der Studierendenschaft unentschuldigt, so kann die Aufwandsentschädigung abweichend von Abs. 2 bis zum Erscheinen auf einer der folgenden Sitzungen, mindestens aber in der Höhe eines Monatssatzes, einbehalten werden. Dafür ist ein Beschluss des Studierendenparlamentes mit einfacher Mehrheit erforderlich.

   (5) Für das Präsidium des Studierendenparlamentes wird monatlich eine Aufwandsentschädigung von maximal 150,00 Euro gezahlt. Die Aufwandsentschädigung setzt sich zusammen aus:

   1. 60,00 Euro für die Vorbereitung, Leitung und Nachbereitung von Sitzungen des Studierendenparlamentes, jedoch maximal 60,00 Euro pro Woche und insgesamt 120,00 Euro pro Monat;
      
      
   2. 30,00 Euro pro Monat für sonstige inhaltliche Tätigkeiten, wie zum Beispiel: Teilnahme an Sitzungen des Studierendenrates, Durchführung von Urabstimmungen, Präsidiumssitzungen, die nicht ausschließlich der Sitzungsvor- bzw. -nachbereitung dienen.

   (6) Aufwandsentschädigungen nach Abs. 5 werden nach Erbringung der entsprechenden Nachweise auf Beschluss des Studierendenparlamentes ausgezahlt. Als Nachweis sind dem Studierendenparlament die entsprechenden Protokolle vorzulegen.

   (7) Für Helferinnen und Helfer bei Urabstimmungen nach § 38 Abs. 2 der Wahlordnung der Studierendenschaft wird pro Tag und Person eine Aufwandsentschädigung von 10,00 Euro pro Tag und Person und maximal 50,00 Euro pro Person gezahlt. Die Summe der Aufwandsentschädigungen darf 250,00 Euro pro Urabstimmung nicht überschreiten.

   (8) Die Aufwandsentschädigungen nach Abs. 7 werden nach Abschluss des jeweiligen Urabstimmungsverfahrens und Erbringung der entsprechenden Nachweise auf Beschluss des Präsidiums des Studierendenparlamentes ausgezahlt. Als Nachweis sind die entsprechenden Protokolle der Abstimmungsleitung einzureichen.

   (9) Für die Wahlkommission nach § 16 der Wahlordnung der Studierendenschaft wird insgesamt eine Aufwandsentschädigung von 750,00 Euro gezahlt. Die Aufwandsentschädigung setzt sich zusammen aus:

   1. einmalig 300,00 Euro für die Ankündigung, Vorbereitung und Bewerbung der Wahl;
      
      
   2. einmalig 300,00 Euro für die Leitung und Auszählung der Wahl sowie die Bekanntgabe des Wahlergebnisses;
      
      
   3. einmalig 150,00 Euro für die Nachbereitung (Wahlprüfung, Wiederholungs- bzw. Nachwahlen, Leitung konstituierende Sitzung) der Wahl.

   (10) Die Aufwandsentschädigungen nach Abs. 9 werden nach Ablauf der Amtszeit der Wahlkommission und Erbringung der entsprechenden Nachweise auf Beschluss des Präsidiums des Studierendenparlamentes ausgezahlt. Als Nachweis sind die Protokolle der Wahlkommission einzureichen.

   (11) Im Falle, dass die Amtszeit der Wahlkommission frühzeitig endet, kann die Aufwandsentschädigung nach Abs. 9 anteilig ausgezahlt werden.

   § 19 Projektförderungen

   Studentische Projekte können gefördert werden, genaueres regelt die Projektordnung der Studierendenschaft.

   § 20 Rücklagen

   Das Referat für Finanzen ist zur Unterhaltung von Rücklagen verpflichtet. In den Rücklagen ist eine angemessene Summe für die Übergangszeit vom Ende des Haushaltsjahres und den Beginn des Wintersemesters zu berücksichtigen.

   § 21 Dienstreisen

   (1) Reisekosten können aus Mitteln der Studierendenschaft erstattet werden, wenn die Reise der Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben der Studierendenschaft dient. Vor Reiseantritt ist ein entsprechender Antrag einzureichen. Der Antrag muss den Zweck der Dienstreise, die teilnehmenden Personen und eine Aufstellung der voraussichtlichen Kosten beinhalten.

   (2) Es sind die nach Abwägung von ökonomischen, ökologischen und zeitlichen Aspekten günstigsten Verkehrsmittel zu benutzen.

   (3) Die Reise beginnt und endet an der Wohnung. Wird die Reise an einer anderen Stelle angetreten oder beendet, so tritt diese an die Stelle der Wohnung.

   (4) Reisekosten sind mit den Originalbelegen binnen vier Wochen nach Beendigung der Reise beim Referat für Finanzen abzurechnen. Nach Ablauf der Frist besteht nur in begründeten Fällen Anspruch auf Erstattung.

   (5) Für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden die Kosten einer angemessenen Verbindung erstattet.

   (6) Die Kosten eines gültigen Ermäßigungsausweises (z. B. Bahncard) können erstattet werden, wenn durch dessen Gebrauch die Ersparnis an Reisekosten den Anschaffungspreis übersteigt. Der Antrag auf Erstattung eines Ermäßigungsausweises muss spätestens einen Monat nach Ablauf desselben gestellt worden sein. Eine Erstattung des Semestertickets ist ausgeschlossen.

   (7) Bei Benutzung eines privaten oder gemieteten Kraftfahrzeuges erfolgt eine Erstattung der Reisekosten in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer. Grundlage der Berechnung sind die in Routenplanern angegebenen Kilometer für eine angemessene Reisestrecke.

   (8) Für die Unterbringung können maximal 20,00 Euro je Übernachtung übernommen werden. Die Übernachtungskosten werden nicht erstattet, wenn die Reise vor 2:00 Uhr des darauf folgenden Tages endet bzw. enden könnte oder insgesamt weniger als 8 Stunden dauert.

   (9) Tagegeld kann wie folgt gewährt werden:(Verweis auf § 6 Abs. 1 BRKG)

   1. 24 Stunden abwesend ist, ein Pauschbetrag von 24 Euro
      
   2. mindestens 14 Stunden abwesend ist, ein Pauschbetrag von 12 Euro
      
   3. mindestens 8 Stunden abwesend ist, ein Pauschbetrag von 6 Euro
      

   Hinweis: Eine Tätigkeit, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nach folgenden Kalendertags beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwe-senheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

   (10) Tagungskosten können in voller Höhe übernommen werden.

   § 22 Überplanmäßige und außerplanmäßige Ausgaben

   (1) Ausgaben, die den Ansatz eines Titels um mehr als 10% überschreiten würden oder unter keine Zweckbestimmung des Haushaltsplanes fallen, dürfen erst geleistet werden, wenn ein entsprechender Nachtrag zum Haushalt in Kraft getreten ist.

   (2) Unabweisbare Ausgaben, insbesondere Ausgaben, die zur sparsamen Fortführung der Verwaltung erforderlich sind, dürfen getätigt werden, sofern diese Mehrausgaben an anderer Stelle des Haushaltsplanes eingespart werden. Das Referat für Finanzen hat das Studierenenparlament und den Studierendenrat hiervon unverzüglich schriftlich in Kenntnis zu setzen. Bei der Aufstellung eines Nachtrags zum Haushalt haben diese Ausgaben Vorrang.

   § 23 Einhaltung des Haushaltsplanes

   (1) Ausgaben sind nur in Übereinstimmung mit der Zweckbindung der Titel vorzunehmen. Ist die Zuordnung von Ausgaben zweifelhaft, so hat die Verbuchung in einem der sich anbietenden Titel zu erfolgen. Eine Verbuchung gleichartiger Ausgaben unter verschiedenen Titeln ist unzulässig.

   (2) Ist eine Verwendung der bewilligten Ausgaben im laufenden Haushaltsjahr nicht mehr möglich, so ist eine Rückstellung für das Folgejahr in Höhe der bewilligten Summe zu bilden.

   § 24 Vorläufige Wirtschaftsführung

   (1) Grundlage für die Wirtschaftsführung vor Inkrafttreten des Haushaltsplanes sind die Ansätze des Vorjahres, von diesen darf für jeden Monat ein Zwölftel in Anspruch genommen werden.

   (2) Sieht der Entwurf des Haushaltsplanes niedrigere Ansätze gegenüber dem Vorjahr vor, so ist bei der vorläufigen Wirtschaftsführung von diesen auszugehen.

   (3) Neue Titel dürfen erst nach Inkrafttreten des Haushalts in Anspruch genommen werden.

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   Abschnitt V - Kassenwesen

   § 25 Kassenführung

   (1) Einzahlungen dürfen nur vom Referat für Finanzen oder den Angestellten der Studierendenschaft angenommen werden. Auszahlungen dürfen nur vom Referat für Finanzen veranlasst werden. Die Aufgabenverteilung nach § 5 Abs. 2 und § 5 Abs. 3 ist zu berücksichtigen.

   (2) Über jede Bareinzahlung ist dem Einzahlenden auf Wunsch eine Quittung zu erteilen. Der Zahlungsnachweis für die Studierendenschaft wird durch die Nutzung einer speziellen Kassenbuch-Software sichergestellt. Über jede Barauszahlung ist von dem Empfänger oder der Empfängerin eine Quittung zu verlangen.

   (3) Rechnungen, Mahnungen oder von Dritten ausgestellte Quittungen für bezahlte Leistungen sind den in Abs. 2 genannten Belegen gleich zu behandeln. Lieferscheine sind bis zur Bezahlung aufzubewahren.

   § 26 Auszahlungen

   Auszahlungen dürfen erst dann vom Referat für Finanzen getätigt werden, wenn:

   1. die sachliche und rechnerische Richtigkeit der enthaltenen Angaben geprüft worden ist;
      
      
   2. Ausgabemittel in der vorgegebenen Höhe zur Verfügung stehen.

   § 27 Buchführung

   (1) Über die Zahlungen ist sowohl nach der Zeitfolge, als auch nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Titelordnung Buch zu führen. Die Zahlungen sind für das Haushaltsjahr zu buchen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind. Es gelten die Prinzipien der kameralen Buchführung.

   (2) Es ist eine ordentliche Buchführung zu sichern. Der Kontenplan ergibt sich aus den veranschlagten Titeln des Haushaltsplanes, die Konten sind zum Ende des Haushaltsjahres zur Jahresabschlussrechnung abzuschließen.

   (3) Die Buchführung erfolgt in Euro.

   § 28 Jahresabschluss

   (1) Unverzüglich zum Ende des Haushaltsjahres stellt das Referat für Finanzen die Jahresabrechnung auf Grundlage der Buchführung auf.

   (2) Alle Einnahmen und Ausgaben des abgeschlossenen Haushaltsjahres sind im Rechnungsergebnis auszuweisen. Der sich ergebende Überschuss/Fehlbetrag ist zu kennzeichnen.

   (3) Vereinnahmte Beträge, die zurückgezahlt werden müssen, sind als Verbindlichkeiten auszuweisen, verausgabte Beträge, die zur Rückzahlung offen stehen, sind als Forderungen zu erfassen.

   (4) Dem Rechnungsergebnis sind beizufügen:

   1. ein Nachweis über im Haushaltsplan nicht vorgesehene Einnahmen und Ausgaben;
      
      
   2. eine Vermögensübersicht folgender Gliederung:
      
      
      1. Inventarverzeichnis;
         
         
      2. Kassenbestand und Kontenguthaben;
         
         
      3. Forderungen und Verbindlichkeiten.
   (5) Der Jahresabschluss ist der Finanz- und Haushaltskommission unverzüglich zuzuleiten und von dieser zu prüfen. Vor der Beschlussfassung über die Entlastung der Referentinnen und Referenten für Finanzen ist er dem Studierendenparlament zur Kenntnis zu bringen. Sollten aus dem Jahresabschluss Verstöße gegen diese Ordnung, ihr untergeordnete Bestimmungen oder übergeordnete Bestimmungen sichtbar werden, so ist das Studierendenparlament hierüber zu informieren.

   § 29 Inventarverzeichnis

   Das Referat für Finanzen hat ein Inventarverzeichnis für den Studierendenrat und die Fachschaften der BTU Cottbus gemäß den für die BTU Cottbus geltenden Richtlinien zu führen.

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   Abschnitt VI - Zahlungsverkehr

   § 30 Grundsätzliches

   (1) Ausgaben auch bis zu einer Höhe von einschließlich 250,00 Euro bedürfen der vorherigen Zustimmung des Studierendenrates. Die Geschäftsordnung des Studierendenrates kann vorsehen, dass diese Entscheidungskompetenz vollständig oder in bestimmten Sachgebieten an das Referat für Finanzen abgegeben wird. In diesem Falle ist der Studierendenrat über entsprechende Ausgaben schriftlich zu informieren.

   (2) Ausgaben mit einer Höhe ab 250,01 Euro bedürfen der vorherigen Zustimmung des Studierendenrates mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder.

   (3) Ausgaben ab einer Höhe von 500,00 Euro sind spätestens vier Wochen vor Projektbeginn in schriftlicher Form zu beantragen. Hiervon ausgenommen sind Referatsprojekte des Stu-dierendenrates nach § 4 der Projektordnung.

   (4) Ausgaben mit einer Höhe ab 1000,00 Euro bedürfen der vorherigen Zustimmung des Studierendenrates und darauffolgend des Studierendenparlaments mit jeweils Zwei-Drittel-Mehrheit der anwesenden Mitglieder.

   § 31 Zahlungsverkehr

   (1) Der Zahlungsverkehr wird bar und oder über die Konten der Studierendenschaft abgewickelt.

   (2) Das Bargeld soll den Betrag von 300,00 Euro nicht überschreiten. Barbestände sind in Geldkassetten und im Stahlschrank sicher aufzubewahren.

   (3) Überweisungsaufträge, Scheckhefte, Kontenkarten sind gleichfalls vom Finanzreferenten oder von der Finanzreferentin sicher unter Verschluss zu halten.

   (4) Das Referat für Finanzen hat den Kontenstand mindestens einmal monatlich zu ermitteln und dem Sollbestand gegenüber zu stellen. Es ist sichtbar zu machen, wie sich der Ist-Bestand aus Bargeld und Kontenguthaben zusammensetzt. Der Sollbestand ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen.

   (5) Belege, Kassenbücher, Quittungsblöcke und Kontoauszüge sind nach Abschluss des Haushaltsjahres fünf Jahre lang geordnet und sicher aufzubewahren.

   § 32 Begleichung von Rechnungen

   (1) Vor der Begleichung sind Rechnungen durch das Referat für Finanzen auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Lieferscheine sind zu diesem Zweck bis zur Begleichung der zugehörigen Rechnung aufzubewahren. Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

   1. Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers;
      
      
   2. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der erbrachten Leistung;
      
      
   3. den Zeitpunkt der Lieferung bzw. erbrachten Leistung;
      
      
   4. das Entgelt für die Lieferung bzw. erbrachte Leistung.

   (2) Ergeben sich gegen die Richtigkeit einer Rechnung keine Beanstandungen, so sind sie binnen der Frist zu begleichen, in welcher Skonto gewährt wird. Nur in dem Fall, dass über die Richtigkeit Zweifel bestehen, ist eine Unterlassung der Zahlung bis zum Beginn der Mahnfristen und darüber hinaus zulässig.

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   Abschnitt VII - Teilnahme am bürgerlichen Rechtsverkehr

   § 33 Bürgschaften und Vorausleistungen

   (1) Bürgschaften dürfen nicht übernommen werden.

   (2) Leistungen der Studierendenschaft vor Empfang der Gegenleistung dürfen nur vereinbart werden, sofern dies im allgemeinen Geschäftsverkehr üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.

   § 34 Längerfristige Verpflichtungen

   Maßnahmen, die die Studierendenschaft zur Leistung von Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren verpflichten können, sind nur zulässig, wenn das Studierendenparlament diese mit Zwei-Drittel-Mehrheit der anwesenden Mitglieder beschließt. Dies gilt nicht für die laufenden Geschäfte oder für Verpflichtungen, deren finanzielle Auswirkungen geringer als 250,00 Euro pro Jahr sind, in diesem Fall ist ein Beschluss des Studierendenrates mit Zwei-Drittel-Mehrheit der anwesenden Mitglieder zu fassen.

   § 35 Beitragspflichtige Mitgliedschaft

   Eine Mitgliedschaft der Studierendenschaft der BTU Cottbus in einem Verein oder anderer Institution, die zur Zahlung von Beiträgen verpflichtet ist nur zulässig, wenn das Studierendenparlament dem mit der einfachen Mehrheit der anwesenden Mitglieder zustimmt.

   § 36 Angestellte der Studierendenschaft

   (1) Einstellungen und Entlassungen von bezahlten Angestellten werden im Rahmen der dafür im Haushaltsplan vorgesehenen Mittel vom Studierendenparlament beschlossen. Dabei sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

   (2) Eine der Leiterinnen bzw. einer der Leiter des Referats für Finanzen ist Dienstvorgesetzte bzw. Dienstvorgesetzter der Angestellten der Studierendenschaft.

   § 37 Veräußerung von Eigentum

   Gegenstände, die sich im Eigentum der Studierendenschaft befinden, dürfen nur auf Beschluss des Studierendenrates mit einfacher Mehrheit und nur zum tatsächlichen Wert veräußert werden. Gegebenenfalls sind Angebote einzuholen.

   [nach oben]

   Abschnitt VIII - Prüfungswesen

   § 38 Prüfungsinstanz und Kassenprüfer

   (1) Die Kassenprüfung kann nur von einer Institution durchgeführt werden, die für die Prüfung eines kameralen Buchhaltungssystems nachweislich kompetent und völlig unabhängig ist.

   (2) Die Kassenprüfungsinstanz wird nach Maßgabe des Abs. (1) mit der Verabschiedung des Haushaltes durch das Parlament festgelegt. Die Kassenprüfungsinstanz kann sowohl in Form eines Seminars eines Lehrstuhls der ABWL als auch durch einen externen Wirtschaftsprüfer durchgeführt werden. Die Kassenprüfer werden durch die benannte Instanz in völliger Unab-hängigkeit und unbeeinflusst durch die Gremien der Studierendenschaft benannt.

   (3) Die Kassenprüfer dürfen im Prüfungszeitraum keinem Organ der Studierendenschaft angehört haben. Sie dürfen darüber hinaus in keinem, wie auch immer geartetem, Abhängigkeitsverhältnis zu Angehörigen eines der Organe der Studierendenschaft stehen.

   § 39 Verfahren der Prüfung

   (1) Die Finanzprüfung ist mindestens einmal jährlich durchzuführen mit dem Zweck

   1. den Jahresabschluss gemäß § 28 zu überprüfen;
      
      
   2. die Vermögensbestände laut Inventarliste zu überprüfen;
      
      
   3. die Kassenist- und Kassensollbestände festzustellen;
      
      
   4. die Buchhaltung zu kontrollieren;
      
      
   5. die Belegerfassung zu kontrollieren;
      
      
   6. das Vorhandensein von Schecks, Kontokundenkarten etc. zu kontrollieren;
      
      
   7. die Einhaltung der finanziellen Bestimmungen und dieser Ordnung zu prüfen.

   (2) Über die Kassenprüfung ist von den Prüferinnen und Prüfern ein Testat anzufertigen.

   (3) Stellen die Prüferinnen und Prüfer Mängel fest, so können sie deren Beseitigung vom Referat für Finanzen innerhalb von 14 Tagen verlangen. Danach ist eine erneute Prüfung durchzuführen. Bei erheblichen Mängeln, die zur Verweigerung des Testats führen, ist das Studierendenparlament unverzüglich in Kenntnis zu setzen und wird dadurch verpflichtet, die geeigneten Maßnahmen zu treffen.

   (4) Die Referentinnen und Referenten für Finanzen sind verpflichtet, zur Prüfung anwesend zu sein. Sie haben die Fragen der Prüferinnen und Prüfer gewissenhaft und ehrlich zu beantworten.

   (5) Das Präsidium des Studierendenparlamentes ist berechtigt, eine außerordentliche Kassenprüfung anzuordnen, wenn ein begründeter Verdacht auf Unregelmäßigkeiten besteht. Die Prüfung muss innerhalb eines Monats nach Anordnung stattfinden.

   § 40 Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses

   (1) Das Testat der Prüfung ist dem Studierendenrat und dem Studierendenparlament unverzüglich zur Kenntnis zu geben und darüber hinaus öffentlich innerhalb der Studierendenschaft bekannt zu machen.

   (2) Jedes Mitglied der Studierendenschaft hat das Recht, Einsicht in die Prüfungsunterlagen zu nehmen.

   (3) Das Testat der Prüfung ist dem Präsidenten oder der Präsidentin der Hochschule anzuzeigen.

   § 41 Rechnungsprüfung durch staatliche Stellen

   Die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft unterliegt der Prüfung durch den Rechnungshof des Landes Brandenburg gemäß den Bestimmungen des Brandenburgischen Hochschulgesetzes.

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   Abschnitt IX - Schlussbestimmungen

   § 42 Änderung der Finanzordnung

   (1) Änderungen dieser Finanzordnung bedürfen der Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder und absoluter Mehrheit aller Mitglieder des Studierendenparlamentes.

   (2) Vorlagen zur Änderung dieser Ordnung müssen mit der Einladung zur entsprechenden Sitzung versandt werden.

   (3) Änderungen dieser Ordnung sind durch Aushang und Veröffentlichung im Amtsblatt der BTU Cottbus bekannt zu machen. Änderungen dieser Ordnung sind der Präsidentin oder dem Präsidenten der BTU Cottbus anzuzeigen.

   § 43 Inkrafttreten; Außerkrafttreten; Übergangsbestimmungen

   Diese Ordnung tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung durch Aushang in Kraft. Gleichzeitig tritt die Finanzordnung der Studierendenschaft vom 31.05.2011 außer Kraft. Diese Ordnung wurde vom Studierendenparlament der BTU Cottbus am 24.01.2012 mit der erforderlichen Mehrheit erlassen. Das Protokoll ist im Büro des Studierendenrates einsehbar. Die vorliegende Ordnung wird durch Aushang am 07.02.2012 hochschulweit veröffentlicht und tritt somit am 07.02.2012 in Kraft. Sie ist im Büro des Studierendenrates einsehbar.

   Cottbus, den 25.01.2012

   Ronja Keidel, Matthias Heinze und Leo Henrion Präsidium des Studierendenparlamentes

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