Parties und Veranstaltungen an der BTU
08.04.2009: Ein kleiner Leitfaden durch die Welt der Bürokratie
Um Parties erfolgreich zu organisieren, müsst ihr nicht nur gute Werbung machen, tolle Musik spielen und coole Drinks servieren. Ihr braucht auch Genehmigungen, Bestätigungen und Versicherungen. Wie ihr die bekommt, könnt ihr in diesem kleinen Leitfaden lesen.
Schritt 1: Runder Tisch der Veranstalter
Das Referat für Kultur organisiert dazu in regelmäßigen Abständen einen „Runden Tisch der Veranstalter“, bei dem die Veranstalter ihre Terminwünsche einreichen, sich über diese austauschen und danach die anstehenden Termine an den StuRa weiterreichen. Den nächsten Termin findet ihr auf unserer Homepage. Ob die Räume zu den gewünschten Terminen frei sind, klärt im Vorfeld des Runden Tisches das Kulturreferat. Unser Konzept zur Raumvergabe für studentische Veranstaltungen findet ihr im Anhang.Schritt 2: Ausfüllen der Veranstaltungsanmeldung
Nachdem eure Veranstaltung beim Runden Tisch der Veranstalter genehmigt wurde, füllt ihr den Antrag zur Raumvergabe aus. Ihr bekommt den Antrag bei uns im Büro oder auf unserer Homepage. Link zum FormularSchritt 3: Zustimmung des StuRa
Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und beim StuRa eingereicht habt, stimmt der StuRa in seiner nächsten Sitzung über die Veranstaltungsanmeldung ab und gibt den genehmigten Antrag an die zuständige Stelle der Universität weiter. Ist der Antrag bearbeitet, informieren wir euch, damit ihr ihn bei uns wieder abholen könnt. Außerdem bekommt ihr bei uns alle weiteren Formulare (Ordnungsamt, GEMA). Wir beraten und helfen euch beim Ausfüllen der Formulare.Kontakt: Mo-Fr 9-15 Uhr StuRa-Eck Hubertstraße 15 03044 Cottbus Fon 69-2200
Schritt 3: Ordnungsamt
Mit der Veranstaltungsanmeldung (habt ihr von uns bekommen) geht ihr zum...? Richtig, zum Ordnungsamt.Insbesondere bei Open-Air-Veranstaltungen kann das Ordnungsamt Auflagen erteilen, um die Anwohner vor zu großer Lärmbelästigung zu schützen. Diese können von Schallemissionswertmessungen bis hin zu Beschränkungen der Veranstaltungszeit reichen.
Vorsicht bei Speisen:
Wenn ihr welche verkaufen wollt, wird es kompliziert, weil ihr geeignete Räume, Leute mit Gesundheitspass und und und braucht. Deshalb besser Finger davon lassen!
Das Genehmigungsverfahren des Ordnungsamtes dauert in der Regel einige Tage und kostet 10 und 25 € Verwaltungsgebühr.
Kontakt: Technisches Rathaus (neben der Spreegalerie) Herr Frotscher, Raum 3008 Di 13-17 Uhr Do 9-12 Uhr und 13-18 Uhr Fon 612 - 2849 lars.frotscher@neumarkt.cottbus.de
Schritt 4: Zurück zum StuRa
Mit dem genehmigten Antrag des Ordnungsamtes und der Veranstaltungsanmeldung kommt ihr zurück zum StuRa.Jetzt prüfen wir noch, ob und wieviel GEMA-Gebühren ihr bezahlen müsst. Diese Gebühren fallen immer dann an, wenn ihr von euren Gästen Eintrittsgeld verlangt. Die Gebühren sind von der Höhe des Eintrittsgeldes und der Größe des Veranstaltungsraumes sowie von der gespielten Musik abhängig.
Außerdem bieten wir euch den Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung an. Über uns bekommt ihr diese Pflichtversicherung, ohne die an der Uni keine Party-Räume mehr vergeben werden. Sie kostet derzeit 57 €.
Schritt 5: Zu Herrn Pfuhl
Mit dem Original des Uni-Formulars, der Genehmigung des Ordnungsamtes und der Bestätigung der Haftpflichtversicherung - die ihr von uns erhaltet - geht ihr zum Leiter des Hochschulgebäudemanagements, Herrn Pfuhl. Seine Sekretärin, Frau Buchal, nimmt eure Unterlagen entgegen. Sie bereitet den Mietvertrag für die Räume vor und leitet ihn zur Unterschrift an den Kanzler weiter. Wenn dies geschehen ist, werdet ihr informiert.Schritt 6: Feiern
Nun habt ihr den Behördenmarathon hinter euch und könnt eure genehmigte Feier im gut besuchten Saal genießen...Viel Spaß und Erfolg dabei wünscht euch euer StuRa!
